Juhlien, häiden, yritystilaisuuden tai muun tärkeän tapahtuman onnistuminen on usein kiinni tunnelmasta. Oikea esiintyjä, valokuvaaja tai muu tapahtumapalvelu tekee hetkestä mieleenpainuvan ja auttaa koko tapahtumaa tuntumaan valmiimmalta.
Mutta miten löytää juuri omaan tilaisuuteen sopiva vaihtoehto ilman turhaa säätöä? Tässä viisi käytännön vinkkiä, joiden avulla vertailet vaihtoehtoja helpommin ja etenet varaukseen selkeämmin.
1. Aloita tunnelmasta, älä pelkästä kategoriasta
Kun etsit sopivaa vaihtoehtoa, ensimmäinen kysymys ei aina ole se, haluatko DJ:n, trubaduurin, bilebändin vai valokuvaajan. Usein tärkeämpää on miettiä ensin, millaista tunnelmaa, energiaa tai lopputulosta haluat.
Rauhalliseen ja intiimiin hetkeen sopii usein trubaduuri tai duo. Jos tavoitteena on energinen ilta ja täysi tanssilattia, bilebändi tai DJ voi olla parempi valinta.
Jos haluat tallentaa päivän tärkeät hetket, oikea valokuvaaja voi olla yksi koko tapahtuman tärkeimmistä valinnoista. Buukkerista löytyy myös taikureita ja sooloartisteja, joten vaihtoehtoja kannattaa miettiä ensin tunnelman eikä vain nimikkeen kautta.
2. Katso profiili rauhassa läpi
Hyvä profiili kertoo nopeasti paljon. Kuvista, videoista, kuvauksesta, palveluista, hinnoista ja kalenterista saa käsityksen siitä, sopiiko tyyli omaan tilaisuuteen.
Kannattaa katsoa ainakin nämä:
- miltä kuvat ja videot näyttävät
- millainen tunnelma profiilista välittyy
- mitä palveluun tai esiintymiseen kuuluu
- näkyykö profiilissa asiakkaalle olennaisia lisätietoja
- onko päivä tai aloitusaika kalenterissa valittavissa
- miltä alkaen-hinta näyttää valitulla alueella
Buukkerin korteissa näkyvä “Alk.” tarkoittaa lähtöhintaa valitussa maakunnassa ilman matkakuluja. Se auttaa vertailemaan vaihtoehtoja nopeasti, mutta lopullinen hinta tarkentuu tarjouksessa tapahtumapaikan, valitun palvelun, tilaajatyypin ja matkakulujen mukaan.
Joillakin profiileilla voi näkyä myös laskennallinen tuntihinta, jos se kuvaa palvelua paremmin. Tämä voi olla hyödyllistä esimerkiksi valokuvaajilla tai muissa palveluissa, joissa hinta perustuu selkeästi kestoon.
Profiilissa voi olla myös profiilikohtainen UKK-osio. Palveluntarjoaja voi vastata omin sanoin esimerkiksi siihen, tuoko hän oman äänentoiston, voiko esittää toivekappaleita, paljonko tilaa tarvitaan, milloin valokuvaaja toimittaa kuvat tai miten toiveet käydään läpi ennen tapahtumaa.
Voit aloittaa selaamisen esimerkiksi näistä:
3. Toimi ajoissa, jos löydät kiinnostavan vaihtoehdon
Suositut tekijät varataan usein hyvissä ajoin, etenkin kesälle, viikonlopuille, pikkujoulukaudelle ja muille juhlasesongeille. Siksi kiinnostavan profiilin kohdalla ei yleensä kannata jäädä odottamaan liian pitkäksi aikaa.
Buukkerissa voit katsoa profiilin kalenterista, mille päiville tiedusteluja voi lähettää. Päiväkohtaisessa kalenterissa valitaan vapaa päivä. Jos profiililla on käytössä aikakohtainen tuntikalenteri, asiakas valitsee ensin päivän ja sen jälkeen vapaan aloitusajan.
Tarjous- tai saatavuuskyselyn lähettäminen ei vielä sido lopulliseen varaukseen, vaan prosessi etenee vaiheittain:
- Lähetät tiedustelun.
- Palveluntarjoaja tarkistaa saatavuuden.
- Jos pyyntö hyväksytään, saat tarjouksen sähköpostiisi.
- Päätät, hyväksytkö tarjouksen vai et.
- Varaus vahvistuu vasta varausmaksun jälkeen.
Tämä tekee prosessista asiakkaalle selkeämmän: et sitoudu lopullisesti ennen kuin palveluntarjoaja on vahvistanut saatavuutensa ja olet nähnyt tarjouksen.
Jos haluat tarkistaa käytännöt etukäteen, lue myös usein kysytyt kysymykset.
4. Vertaile hintaa oikein
Hintaa kannattaa vertailla kahdella tasolla:
- kortissa näkyvä alkaen-hinta auttaa nopeassa vertailussa
- tarjouksessa näkyvä kokonaishinta kertoo lopullisen summan
Kortin hinta ei yleensä sisällä matkakuluja, joten lopullinen summa voi muuttua sen mukaan, missä tilaisuus järjestetään, mitä kokonaisuuteen kuuluu ja onko tilaaja yksityishenkilö vai yritys/yhteisö.
Jos budjetti on tiukka, lähialueen tekijä voi olla järkevä valinta. Näin matkakulut pysyvät usein maltillisempina ja järjestelyt helpottuvat.
Ennen tiedustelua kannattaa miettiä ainakin nämä:
- päivämäärä
- paikka
- toivottu kesto
- budjetti
- tilaajatyyppi: yksityishenkilö vai yritys/yhteisö
- millainen tunnelma tai palvelu on hakusessa
Jos et ole varma, millainen vaihtoehto sopii budjettiisi, voit pyytää apua myös sivulta Yhteistyö ja budjettikartoitus.
5. Kun varaus on hoidettu, voit keskittyä juhlaan
Kun tarjous on hyväksytty, varausmaksu maksettu ja käytännöt sovittu, isoin työ on tehty. Sen jälkeen voit keskittyä itse tapahtumaan.
Hyvin valittu tekijä ei ole vain ohjelmanumero tai palvelu, vaan osa sitä, miltä koko päivä tuntuu ja mitä siitä jää mieleen.
Kokeile Buukkerin hakua ja löydä sopiva vaihtoehto helposti.
Miksi Buukkeri helpottaa valintaa?
Buukkeri tekee vertailusta ja varaamisesta selkeämpää. Näet profiilit, tarkistat saatavuutta, lähetät tiedustelun ja saat tarjouksen ennen lopullista päätöstä.
- Vaihtoehtoja on helppo vertailla samassa paikassa.
- Alkaen-hinta antaa suuntaa hintatasosta.
- Profiilikohtainen UKK voi vastata tärkeisiin kysymyksiin jo ennen tiedustelua.
- Saatavuus tarkistetaan ennen tarjousta.
- Varaus etenee selkeän prosessin kautta.
Jos haluat tarkistaa lisää käytännön asioita ennen päätöstä, löydät vastauksia myös usein kysytyistä kysymyksistä.
Palveluntarjoaja voi tuoda Buukkerin myös omille sivuilleen
Buukkerin varauskalenterin ja tiedustelulomakkeen voi tuoda myös palveluntarjoajan omille kotisivuille Buukkeri Embedin avulla.
Tällöin asiakas voi tarkistaa vapaita päiviä tai aloitusaikoja ja lähettää tiedustelun suoraan palveluntarjoajan omalta sivulta. Varausprosessi etenee silti hallitusti Buukkerin kautta.
Yhteenveto
Oikean esiintyjän tai palvelun löytäminen helpottuu, kun aloitat tunnelmasta, vertailet profiileja rauhassa, toimit ajoissa ja katsot hintaa oikein.
Suunnittele, vertaile ja lähetä tiedustelu – sitten voit tehdä päätöksen selkeän tarjouksen pohjalta.
Aloita tästä: