Näin rakennat toimivan live-musiikki-illan ravintolaan – opas ohjelmavastaaville

Live-musiikki-ilta on ravintolalle paljon enemmän kuin “yksi keikka”. Onnistunut ilta voi
nostaa myyntiä, vahvistaa brändiä ja tehdä paikasta sellaisen, johon asiakkaat palaavat
myös arkena. Huonosti suunniteltu ilta taas voi tuntua kalliilta kuluerältä, joka ei oikein
tuntunut missään.

Tässä oppaassa käydään läpi, miten rakennat live-illan, joka toimii sekä talouden, tunnelman
että käytännön toteutuksen kannalta – ja miten Buukkeri voi helpottaa buukkaamista.

---

1. Miksi live-illat ovat ravintolalle iso mahdollisuus?

Live-esiintyjä ei ole pelkkä ohjelmanumero, vaan työkalu, jolla voit:

• Lisätä myyntiä – ihmiset viipyvät pidempään, tilaavat useamman juoman ja tuovat kavereita mukaan.
• Erottautua kilpailijoista – samalla kadulla voi olla monta baaria, mutta vain yhdessä on tänään live-bändi.
• Rakentaa kanta-asiakkuuksia – tietyt illat ja teemat voivat alkaa vetää samaa yleisöä kerta toisensa jälkeen.
• Täyttää hiljaisempia iltoja – livemusiikki ei ole vain perjantaille ja lauantaille; myös torstai tai sunnuntai voi toimia.

Kun live-illat suunnitellaan pitkäjänteisesti, niistä voi tulla tärkeä osa ravintolan
identiteettiä: “se paikka, missä on aina hyvä bändi”.

---

2. Talous: mitä esiintyjä maksaa ja mitä ilta voi tuoda?

Live-iltojen kannattavuus ei synny fiiliksellä, vaan numeroilla. Ei tarvitse rakentaa
monimutkaista Exceliä – riittää, että muutama perusasia on hallussa.

Keikan hinta ja kokonaiskustannus

Esiintyjän palkkio on vain osa kokonaisuutta. Yksinkertaisimmillaan kustannus koostuu:

• Palkkio / keikkahinta (esim. bilebändi, DJ, trubaduuri).
• Mahdolliset matkakulut (kilometrit, päivärahakorvaukset, majoitus jos tarve).
• Tekniikka, jos ravintolalla ei ole valmista äänentoistoa (PA, mikit, mahdollinen tekniikka-avustaja).
• Markkinointi – joskus riittää orgaaninen some, joskus voi olla järkevää laittaa pieni budjetti maksettuun näkyvyyteen.

Oleellista on tietää koko iltaa suunnitellessa: paljonko tämä ilta maksaa meille, ja
mitä sen vastineeksi pitäisi myydä?

Nopea break-even -lasku

Yksinkertainen ajatusmalli:

• Laske yhteen esiintyjän palkkio, matkakulut ja mahdollinen lisätekniikka.
• Päätä, mitä katetta tavoittelet (esim. myynnin kasvu verrattuna normaali-iltaan).
• Arvioi, paljonko keskimääräinen asiakas käyttää illan aikana.

Jos esimerkiksi:

• keikka + kulut maksavat 1200 €
• haluat, että ilta tuo vähintään sen verran lisämyyntiä
• keskimääräinen asiakas käyttää 30–40 €

voidaan nopeasti päätellä, että lisäasiakkaita pitäisi tulla ehkä 30–40 tai
nykyisten asiakkaiden pitäisi viihtyä selvästi pidempään. Näin live-ilta muuttuu kulusta suunnitelmaksi.

---

3. Oikea esiintyjä oikeaan iltaan: bilebändi, DJ vai trubaduuri?

Kaikki liveillat eivät ole samanlaisia, eikä niiden kuulukaan olla. Samoin eri esiintyjätyypit
toimivat eri tilanteissa.

Bilebändi

Milloin? Perjantai- ja lauantai-illat, teemabileet, synttärit, pikkujoulut, yritysillat.
Miksi? Nostaa tunnelman tanssiksi, vetää hyvin porukkaa ja tekee illasta “erikoisen”.

• Toimii, kun haluat selkeän show’n ja tanssilattialle porukkaa.
• Vaatii usein hieman enemmän tilaa sekä lavalle että yleisölle.
• Voi olla hyvä merkkipäivä: “joka kuun ensimmäinen lauantai bilebändi”.

DJ

Milloin? Myöhäisillat, klubihenkiset illat, after work -jatkot, teemailtojen jatko-osa.
Miksi? Joustava, pystyy reagoimaan yleisöön, mahtuu pieneenkin tilaan.

• Ei vaadi yhtä paljon tilaa kuin koko bändi.
• Toimii hyvin myös yhdistelmänä (trubaduuri alussa, DJ loppuillasta).
• Sopii hyvin brändin mukaan rakennettuihin teemoihin (esim. 90’s-ilta, kasari, klubisoundi).

Trubaduuri tai duo

Milloin? Pienemmät paikat, ruokapainotteiset illat, terassisesonki, arki-illat.
Miksi? Tunnelmallinen, intiimi ja kustannuksiltaan usein kevyempi.

• Sopii hyvin ruokailun taustalle tai terassille.
• Mahdollistaa live-musiikin myös pienempään tilaan ilman täyttä bilekonseptia.
• Toimii myös “koekeikkana” uusille live-illoille.

Buukkerista löydät bilebändit,
trubaduurit ja
DJ:t samasta paikasta –
jolloin eri iltoja on helppo suunnitella etukäteen.

---

4. Aikataulu ja käytännön järjestelyt

Hyvin suunniteltu ilta näkyy sekä asiakkaalle että esiintyjälle. Suurin osa ongelmista
syntyy siitä, että perusasioita ei ole sovittu etukäteen.

Perusasiat, jotka kannattaa sopia jo buukatessa

• Showtime – monelta keikka alkaa?
• Saapumisaika – milloin esiintyjä tulee paikalle ja tekee soundcheckin?
• Lavapaikka – missä bändi tai trubaduuri konkreettisesti esiintyy?
• Äänentaso ja mahdolliset melurajat – taloyhtiö, naapurit, viranomaismääräykset.
• Ruoka ja juoma esiintyjille – tarjotaanko henkilökunta-alennus, ruoka, juomaliput?
• Pysäköinti ja lastaus – pääseekö keikkabussi tai auto oven lähelle?

Kun nämä asiat on kirjattu selkeästi ylös jo ensimmäisen vahvistuksen yhteydessä, keikkapäivänä
ei tarvitse säätää puhelimessa tai etsiä “kuka vastaa mistäkin”.

---

5. Markkinointi: miten live-ilta myydään ulos?

Live-ilta ei myy itse itseään, vaikka bändi olisi kuinka hyvä. Ohjelma tuo potentiaalin –
markkinointi vapauttaa sen.

Nimet ja teemat

• Luo illalle selkeä nimi: “Joyride Live”, “After Work Live”, “Acoustic Sunday”.
• Kerro selkeästi: mikä tyyli, monelta alkaa, onko pääsymaksua.
• Toistuvat teemat helpottavat markkinointia ja opettavat asiakkaat: “joka perjantai live”.

Kanavat, joissa kannattaa olla esillä

• Ravintolan oma Instagram ja Facebook – tapahtuma, storyt, kuvat aikaisemmilta illoilta.
• Facebook-tapahtuma – yksinkertainen tapa koota tieto yhteen ja rohkaista jakamiseen.
• Ravintolan nettisivut / buukkeri-profiili – selkeä ohjelmakalenteri auttaa myös vakioasiakkaita.
• Paikan päällä – julisteet, pöytäkortit, liitutaulut: “Ensi perjantaina live!”.

Tärkeintä on, että tieto ei jää vain yhteen kanavaan. Kun sama viesti näkyy somessa, ovessa
ja verkossa, asiakkaan on helppo valita juuri teidät.

---

6. Miten Buukkeri helpottaa ohjelmavastaavan arkea?

Buukkeri on rakennettu käytännön keikkatilanteista käsin – ravintoloille, tapahtumajärjestäjille
ja esiintyjille. Sen tavoitteena on tehdä live-esiintyjän buukkauksesta yhtä helppoa kuin
pöytävarauksen tekemisestä.

• Yhdestä paikasta kaikki – bändit, DJ:t, trubaduurit ja muut esiintyjät selkeästi listattuina.
• Reaaliaikainen saatavuus – näet suoraan, ketkä ovat vapaana tiettynä iltana.
• Selkeä hinnoittelu – hinnat ja matkakulut näkyvät etukäteen tarjouksessa, ei arvailua.
• Kaikki viestintä yhdessä kanavassa – kysymykset, tarkennukset ja vahvistukset kulkevat saman järjestelmän läpi.
• Palaute ja arvostelut – keikan jälkeen kerätty palaute auttaa löytämään teille sopivimmat esiintyjät jatkossa.

Lisätietoja löydät yhteistyösivulta:
https://buukkeri.fi/yhteistyo/.

---

7. Checklist ravintolan live-iltaa varten

Lopuksi tiivistetty tarkistuslista, jonka voi vaikka tulostaa tiskin taakse tai toimistolle.

Ennen kuin buukkaat

• Onko tavoitteena myynnin nosto, brändin rakentaminen vai tietyn illan täyttäminen?
• Mikä viikonpäivä ja kellonaika toimii teillä parhaiten?
• Mikä esiintyjätyyppi sopii iltaan: bilebändi, DJ, trubaduuri, duo?
• Mikä on realistinen budjetti (palkkio + matkakulut + mahdollinen tekniikka)?
• Onko naapurustossa melurajoituksia tai muita erityisehtoja?

Kun keikka on sovittu

• Vahvista kirjallisesti: päivämäärä, kellonajat, palkkio ja maksuehdot.
• Sovi lavapaikka, lastaus ja pysäköinti.
• Sovi äänentaso ja mahdollinen taustamusiikki ennen/jälkeen keikan.
• Sovi tarjoiltavat (ruoka, juoma) esiintyjille.
• Lisää ilta ravintolan some-kanaviin, verkkosivuille ja mahdolliseen ohjelmakalenteriin.

Keikkapäivänä

• Varmista, että henkilökunta tietää: monelta show alkaa ja mihin asti esiintyjä on paikalla.
• Tarkista, että tekniikka on toimintakunnossa jo ennen esiintyjän saapumista (tai sovitun mukaisesti).
• Huolehdi, että lavapaikka on tyhjä, siisti ja turvallinen.
• Pidä yksi vastuuhenkilö, johon esiintyjä voi olla yhteydessä (puhelinnumero selkeästi annettuna).

Kun nämä kohdat ovat hallussa, live-illat eivät ole enää satunnaista säätöä, vaan johdonmukainen
osa ravintolanne liiketoimintaa – ja sitä kautta myös kilpailuetu.

Jos haluat tehdä live-esiintyjien buukkauksesta selkeämpää ja nopeampaa, käy tutustumassa:
Buukkeri.fi.