Buukkeri – uusi tapa buukata esiintyjiä ilman sähköposti- ja puhelinrumbaa

Moni ravintoloitsija, tapahtumajärjestäjä ja yrityksen juhlavastaava tunnistaa tämän kaavan.

Perinteinen malli on monelle tuttu:

• etsit muutaman ohjelmatoimiston,
• kerrot jokaiselle samat perustiedot (päivä, paikka, budjetti, toiveet),
• saat takaisin tarjouksia ja viestejä, joissa hinnat ja ehdot on kirjoitettu eri tavoin,
• koitat tulkita, kuka on oikeasti vapaa ja mitä kokonaisuus lopulta maksaa.

Kulisseissa tämä tarkoittaa usein sitä, että ohjelmatoimisto lähettää esiintyjille massasähköpostin tyyliin:
“Hei kaikki tämän alueen bilebändit, laittakaapa tarjous asiakkaalle päivälle X, kaupunkiin Y.”
Esiintyjät hinnoittelevat keikan kukin erikseen, matkakulut ovat usein “paras arvaus” ja tilaaja näkee vain lopullisen summan – ilman selkeää kuvaa siitä, mistä se muodostuu.

Vastausta voi joutua odottamaan, tai perään on kysyttävä itse:
“Menikö tarjous läpi? Saiko joku tämän jo? Olenko liian myöhässä?”
Prosessi nojaa yksittäisten ihmisten inboxeihin, ei yhteiseen työkaluun. Malli on syntynyt aikaan, jolloin ei ollut verkkotyökaluja, automaattista hinnoittelua eikä reaaliaikaista saatavuustietoa.
Nykyään se tuntuu monesta turhan raskaalle – siksi Buukkeri tekee asiat toisin.

Mitä Buukkeri tekee toisin?

Buukkeri ei ole perinteinen ohjelmatoimisto, vaan buukkaustyökalu, joka kokoaa samaan paikkaan
bilebändit, DJ:t, duot ja trubaduurit eri puolilta Suomea.

• Jokaisella esiintyjällä on oma profiilisivu, jossa näkyy mm. keikkailualueet ja setit.
• Asiakas tekee yhden tarjouspyynnön eikä lähetä samoja tietoja monelle eri taholle.
• Tarjous muodostuu automaattisesti profiiliin tallennettujen tietojen perusteella.
• Varausmaksu ja vahvistus hoituvat saman prosessin kautta.

Miten buukkaus etenee käytännössä?

Buukkerin perusajatus on, että samat tiedot syötetään vain kerran – ja järjestelmä hoitaa loppupään automaattisesti.

1. Valitse esiintyjätyyppi tai suoraan profiili.
   Voit lähteä liikkeelle esimerkiksi ländereistä bilebändi juhliin, trubaduuri juhliin tai DJ juhliin, tai hakeutua suoraan yksittäisen esiintyjän profiiliin.
2. Täytä lomake.
   Valitset halutun päivän kalenterista, lisäät paikkakunnan / juhlapaikan ja esiintymisen keston, esim. 2 × 45 min.
3. Saat tarjouksen sähköpostiin.
   Järjestelmä muodostaa tarjouksen suoraan esiintyjän profiiliin tallennetuista hinnoista ja lisää matkakulut automaattisesti mukaan.
4. Hyväksy ja vahvista varausmaksulla.
   Tarjouksessa on selkeät painikkeet hyväksynnälle ja perumiselle. Hyväksynnän jälkeen maksat varausmaksun verkossa ja keikka merkitään varatuksi.

Hinnoittelu ja läpinäkyvyys

Buukkerin hinnoittelu rakentuu esiintyjien omien hintojen varaan: jokainen esiintyjä määrittää itse kokonaishinnat eri keikkaseteille ja alueille (esimerkiksi “2 × 45 min Uusimaa” tai “3 × 45 min Pirkanmaa”).

Järjestelmä käyttää näitä pohjahintoja, laskee matkakulut asiakkaan antaman osoitteen ja esiintyjän lähtöpaikan mukaan ja näyttää tilaajalle selkeän kokonaissumman.

Syvempää taustaa hinnoitteluun löytyy artikkelista
Miksi keikka maksaa mitä maksaa?

Kenelle palvelu on tehty?

Buukkeri on suunniteltu sekä ammattimaisille tilaajille että yksityisille juhlajärjestäjille.

• Ravintolat ja baarit, jotka haluavat säännöllisiä live-iltoja ilman jatkuvaa säätöä.
  Käytännön vinkkejä löytyy oppaasta Ravintolan live-illat – opas buukkaukseen.
• Yritykset, jotka järjestävät pikkujouluja, henkilöstöjuhlia, asiakas­tilaisuuksia tai kauden avajaisia.
• Yhdistykset ja seurat, joilla on vuosijuhlia, konsertteja tai muita tapahtumia ympäri vuoden.
• Yksityiset juhlat, kuten häät, syntymäpäivät ja valmistujaiset. Budjettia pohtiessa kannattaa vilkaista myös artikkeli
  
  Paljonko bilebändi, trubaduuri ja DJ maksavat?
  

Mistä Buukkeri sai alkunsa?

Buukkeri syntyi käytännön tarpeesta, ei teoriasta. Alkuperäinen versio rakennettiin yhdelle bilebändille työkaluksi, joka:

• näytti vapaat keikkapäivät,
• laski hinnan automaattisesti,
• hoiti tarjouspyynnön ja varauksen ilman, että samat perustiedot piti käydä joka kerta alusta läpi.

Kun ratkaisu toimi keikoilla, oli aika laajentaa ajattelu muille esiintyjille ja tilaajille. Näin syntyi Buukkeri – alusta, jossa sama logiikka palvelee useita eri bändejä, trubaduureja, duoja ja DJ:itä eri puolilla maata.

Esiintyjille on oma osio käytännön ohjeineen sivulla Usein kysyttyä esiintyjille ja mukaan pääsee sivun rekisteröidy – kautta.

Yhteenveto – vähemmän säätöä, enemmän onnistuneita keikkoja

Buukkerin ajatus on yksinkertainen: tuoda hinnat, saatavuus ja varaus yhteen selkeään prosessiin.
Tilaaja näkee kokonaishinnan ajoissa, esiintyjä hallitsee omia hintojaan ja keikkailualueitaan, ja molemmat saavat saman tiedon samasta järjestelmästä.

Jos suunnittelet juhlia, yritystapahtumaa tai ravintolan live-iltaa, kurkkaa, millaisia esiintyjiä Buukkerista löytyy. Ja jos olet esiintyjä, joka haluaa käyttää enemmän aikaa soittamiseen kuin exceleihin, tule mukaan Buukkeriin esiintyjäksi.