Tilaisuuden järjestäminen voi olla stressaavaa – etenkin silloin, kun sopiva esiintyjä tai palveluntarjoaja pitäisi löytää nopeasti. Perinteinen tapa buukata ohjelmaa on usein hidas ja hankala: viestejä edestakaisin, hintojen selvittelyä, kalenterin tarkistamista ja epävarmuutta siitä, kuka on oikeasti vapaana.
Kuvittele tämä:
Lähetät esiintyjälle viestin: “Hei, oletko vapaa 15.6.?”
Saat vastauksen vasta parin päivän päästä: “Valitettavasti en ole.”
Sitten etsit seuraavan esiintyjän, lähetät uuden viestin ja odotat taas. Tulee viiveitä, epävarmuutta ja stressiä. Lopulta kalenteri täyttyy, mutta esiintyjä ei ole vieläkään varmistunut.
Buukkeri.fi ratkaisee tätä ongelmaa tekemällä etsimisestä ja tiedustelun lähettämisestä selkeämpää. Palvelussa voit selata profiileja, tarkistaa saatavuutta, katsoa suuntaa-antavaa hintatasoa ja lähettää tarjous- tai saatavuuskyselyn ilman turhaa sähköpostirumbaa.
Buukkerista voi etsiä esimerkiksi bilebändejä, trubaduureja, DJ:tä, duoja, taikureita ja valokuvaajia.
Näin Buukkeri.fi toimii – selkeä varauspolku
Buukkerin varausprosessi etenee vaiheittain. Tiedustelun lähettäminen ei vielä sido asiakasta, vaan palveluntarjoaja tarkistaa ensin saatavuutensa ja lähettää tarjouksen vasta sen jälkeen.
- Selaa sopivia vaihtoehtoja. Voit etsiä esiintyjiä ja palveluntarjoajia esimerkiksi kategorian, alueen, päivämäärän, budjetin tai tapahtuman tarpeen mukaan.
- Avaa profiili ja tarkista saatavuus. Profiilissa näet perustiedot, kuvat, mahdolliset videot, hintatasoa, palvelun sisällön ja kalenterin.
- Lähetä tarjous- tai saatavuuskysely. Asiakas täyttää lomakkeen, jossa kerrotaan tapahtuman perustiedot, kuten päivä, paikka, tilaajatyyppi ja tarvittavat lisätiedot.
- Palveluntarjoaja vahvistaa saatavuuden. Esiintyjä, valokuvaaja tai muu palveluntarjoaja hyväksyy tai hylkää pyynnön sen mukaan, onnistuuko toteutus kyseisenä ajankohtana.
- Saat tarjouksen sähköpostiisi. Jos saatavuus vahvistetaan, asiakkaalle lähtee tarjous hyväksyttäväksi.
- Hyväksy tarjous ja maksa varausmaksu. Varaus vahvistuu vasta, kun asiakas hyväksyy tarjouksen ja maksaa varausmaksun.
Tämä tekee prosessista selkeän molemmille osapuolille: asiakas ei sitoudu ennen tarjousta, ja palveluntarjoaja voi ensin varmistaa, että toteutus oikeasti onnistuu.
Mitä Buukkerin profiilista näkee ennen yhteydenottoa?
Hyvä profiili auttaa asiakasta arvioimaan nopeasti, sopiiko esiintyjä tai palveluntarjoaja omaan tilaisuuteen. Buukkerissa profiilissa voi näkyä esimerkiksi:
- kuvat, videot ja muu esittelymateriaali
- palvelun kuvaus ja tyyli
- tilaisuudet, joihin tekijä sopii
- esiintymiskieli tai muu toteutukseen liittyvä tieto
- aluekohtainen hintataso
- vapaat päivät tai aikakohtainen tuntikalenteri
- lisäpalvelut
- profiilikohtainen UKK-osio
Profiilikohtainen UKK on hyödyllinen erityisesti silloin, kun asiakkaalla on tavallisia ennakkokysymyksiä. Palveluntarjoaja voi vastata profiilissa esimerkiksi siihen, tuoko esiintyjä oman äänentoiston, voiko esittää biisitoiveita, kuinka paljon tilaa tarvitaan tai milloin valokuvaaja toimittaa kuvat.
Päiväkohtainen kalenteri tai aikakohtainen tuntikalenteri
Kaikki palvelut eivät toimi samalla tavalla. Siksi Buukkerissa profiililla voi olla joko päiväkohtainen kalenteri tai aikakohtainen tuntikalenteri.
- Päiväkohtainen kalenteri sopii esimerkiksi bilebändeille, trubaduureille ja muille palveluille, joissa yksi varaus varaa käytännössä päivän tai illan.
- Aikakohtainen tuntikalenteri sopii palveluihin, joissa samalle päivälle voidaan ottaa useampia varauksia eri aloitusaikoihin.
Aikakohtainen tuntikalenteri voi sopia esimerkiksi valokuvaajille, DJ-palveluille, lyhyempiin esityksiin tai muihin palveluihin, joissa asiakas voi valita vapaan aloitusajan. Palveluntarjoaja voi määrittää esimerkiksi päivän ensimmäisen ja viimeisen tarjottavan ajan, varausten enimmäismäärän sekä varausten välisen tauon.
Hinnoittelu on selkeämpää jo ennen tarjousta
Buukkerissa profiilikorteissa voi näkyä suuntaa-antava Alk.-hinta. Se auttaa vertailemaan vaihtoehtoja nopeasti, mutta lopullinen kokonaishinta vahvistuu vasta tarjouksessa.
Lopulliseen hintaan voivat vaikuttaa esimerkiksi:
- valittu setti tai palvelun kesto
- tapahtumapaikka
- matkakulut
- tilaajatyyppi: yksityishenkilö vai yritys/yhteisö
- mahdolliset lisäpalvelut
Joillakin profiileilla voidaan näyttää myös laskennallinen tuntihinta, jos se sopii palvelun esittämiseen paremmin. Tämä voi olla hyödyllistä esimerkiksi valokuvaajilla tai muilla tuntipohjaisilla palveluilla.
Palveluntarjoaja voi määrittää hinnat erikseen myös yksityishenkilöille ja yrityksille tai yhteisöille. Lue lisää aiheesta artikkelista Yrityshinnat ja yksityishinnat Buukkerissa.
Varausmaksu, matkakulut ja loppumaksu
Kun asiakas hyväksyy tarjouksen, varaus vahvistetaan varausmaksulla. Varausmaksu on osa Buukkerin varausprosessia, eikä tiedustelun lähettäminen vielä aiheuta maksua.
Varausmaksu lasketaan palvelun hinnasta, ei matkakuluista. Matkakulut lisätään tarvittaessa kokonaishintaan tapahtumapaikan ja palveluntarjoajan lähtöpaikan perusteella.
Palveluntarjoajan loppumaksu sovitaan ja maksetaan suoraan esiintyjän tai muun palveluntarjoajan kanssa. Buukkeri ei välitä loppumaksua asiakkaan ja palveluntarjoajan välillä.
Reilu molemmille osapuolille
Buukkeri.fi on suunniteltu niin, että sekä tilaaja että palveluntarjoaja hyötyvät.
- Tilaajalle: selkeämpi tapa vertailla vaihtoehtoja, tarkistaa saatavuutta ja lähettää tiedustelu oikealle päivälle.
- Palveluntarjoajalle: parempi tapa esitellä palvelu, hallita saatavuutta, kertoa hinnat ja vastata yleisiin kysymyksiin jo profiilissa.
- Molemmille: vähemmän turhaa viestittelyä ja selkeämpi eteneminen tiedustelusta tarjoukseen.
Kun tiedot, saatavuus ja varauspolku ovat yhdessä paikassa, koko prosessi on helpompi hahmottaa.
Miksi valita Buukkeri.fi esiintyjän tai palveluntarjoajan etsimiseen?
- Nopeampi vertailu – profiilit ja kategoriat ovat samassa palvelussa.
- Selkeämpi saatavuus – asiakas voi tarkistaa kalenteria ennen tiedustelua.
- suuntaa-antava hintataso – alkaen-hinta auttaa hahmottamaan budjettia.
- Tarjous vasta saatavuuden jälkeen – palveluntarjoaja vahvistaa ensin, onnistuuko toteutus.
- Profiilikohtaiset tiedot – kuvat, videot, palvelut, UKK-vastaukset ja lisätiedot auttavat päätöksessä.
- Sopii moniin tarpeisiin – palvelussa voi olla mukana musiikkiesiintyjiä, taikureita, valokuvaajia ja muita tapahtumapalveluita.
Tarvitsetko apua sopivan vaihtoehdon löytämiseen?
Aina ei ole heti selvää, mikä esiintyjä tai palvelu sopii parhaiten omaan tapahtumaan. Jos tiedossa on päivä, sijainti, budjetti ja toive tapahtuman tunnelmasta, voit pyytää Buukkerilta apua vaihtoehtojen kartoittamiseen.
Budjettikartoitus sopii erityisesti yrityksille, ravintoloille, tapahtumajärjestäjille ja muille tilaajille, joilla on tietty tarve mutta jotka haluavat päästä nopeammin eteenpäin sopivien vaihtoehtojen kanssa.
Lue lisää sivulta Yhteistyö ja budjettikartoitus.
Palveluntarjoaja voi hyödyntää Buukkeria myös omilla sivuillaan
Buukkerin varauskalenterin ja tiedustelulomakkeen voi tuoda myös palveluntarjoajan omille kotisivuille Buukkeri Embedin avulla.
Tällöin asiakas voi tarkistaa vapaita päiviä tai aloitusaikoja ja lähettää tiedustelun suoraan palveluntarjoajan omalta sivulta. Varausprosessi etenee silti hallitusti Buukkerin kautta.
Aloita selaaminen näistä
Voit tutustua Buukkerin palveluihin esimerkiksi näiltä sivuilta:
Yhteenveto
Buukkeri.fi tekee esiintyjän tai tapahtumapalvelun etsimisestä selkeämpää. Asiakas voi vertailla profiileja, tarkistaa saatavuutta ja lähettää tiedustelun ilman, että kaikki alkaa erillisistä sähköpostiketjuista.
Varaus etenee hallitusti: palveluntarjoaja vahvistaa ensin saatavuutensa, asiakas saa tarjouksen hyväksyttäväksi ja varaus vahvistuu vasta hyväksynnän sekä varausmaksun jälkeen.
Jos etsit esiintyjää, valokuvaajaa tai muuta tapahtumapalvelua, aloita Buukkerista: Avaa Buukkeri.fi.