Moni ravintoloitsija, tapahtumajärjestäjä ja yrityksen juhlavastaava tunnistaa tämän kaavan.
Perinteinen malli on monelle tuttu:
- etsit muutaman ohjelmatoimiston tai palveluntarjoajan
- kerrot jokaiselle samat perustiedot: päivä, paikka, budjetti ja toiveet
- saat takaisin tarjouksia ja viestejä, joissa hinnat ja ehdot on kirjoitettu eri tavoin
- koitat tulkita, kuka on oikeasti vapaa ja mitä kokonaisuus lopulta maksaa
Kulisseissa tämä tarkoittaa usein sitä, että tietoa kysellään sähköpostilla, puhelimella tai viestiketjuissa useaan suuntaan. Tilaaja joutuu odottamaan vastauksia ja palveluntarjoaja joutuu avaamaan samoja asioita yhä uudelleen.
Vastausta voi joutua odottamaan, tai perään on kysyttävä itse:
“Menikö tarjous läpi? Onko tämä päivä vielä vapaa? Mitä kokonaisuus maksaa matkakuluineen?”
Prosessi nojaa usein yksittäisten ihmisten inboxeihin, ei yhteiseen työkaluun. Malli on syntynyt aikaan, jolloin ei ollut yhtä helppoa näyttää saatavuutta, hintatasoa ja varausprosessia verkossa. Siksi Buukkeri tekee asiat toisin.
Mitä Buukkeri tekee toisin?
Buukkeri ei ole perinteinen ohjelmatoimisto, vaan buukkaustyökalu, joka kokoaa samaan paikkaan esiintyjiä ja tapahtumapalveluita eri puolilta Suomea.
Palvelusta voi etsiä esimerkiksi bilebändejä, DJ:tä, trubaduureja, duoja, taikureita, sooloartisteja ja valokuvaajia.
- Jokaisella palveluntarjoajalla on oma profiilisivu, jossa näkyy perustiedot, kuvat, palvelut ja saatavuus.
- Asiakas voi selata vaihtoehtoja, tarkistaa vapaana olevia päiviä ja lähettää tiedustelun selkeän lomakkeen kautta.
- Palveluntarjoaja vahvistaa ensin saatavuutensa tai hylkää pyynnön.
- Jos saatavuus vahvistetaan, asiakkaalle lähtee tarjous hyväksyttäväksi.
- Varaus vahvistuu, kun asiakas hyväksyy tarjouksen ja maksaa varausmaksun.
Miten buukkaus etenee käytännössä?
Buukkerin perusajatus on, että asiakas antaa tarvittavat tiedot lomakkeella ja varaus etenee selkeässä järjestyksessä.
- Valitse sopiva palvelutyyppi tai profiili. Voit lähteä liikkeelle esimerkiksi sivuilta bilebändi juhliin, trubaduuri juhliin, DJ juhliin tai valokuvaaja juhliin.
- Avaa profiili ja tarkista saatavuus. Päiväkohtaisessa kalenterissa valitset vapaan päivän. Jos profiililla on aikakohtainen tuntikalenteri, valitset ensin päivän ja sen jälkeen vapaan aloitusajan.
- Täytä tarjous-/saatavuuskysely. Lisää tapahtuman perustiedot, kuten tapahtumapaikka, tilaajatyyppi, ajankohta ja tarvittavat lisätiedot.
- Palveluntarjoaja vahvistaa saatavuuden. Tiedustelu ei vielä sido asiakasta. Palveluntarjoaja tarkistaa, onnistuuko toteutus kyseisenä ajankohtana.
- Saat tarjouksen hyväksyttäväksi. Jos palveluntarjoaja vahvistaa saatavuuden, asiakkaalle lähtee sähköpostiin tarjous, jossa näkyy hinta ja varauksen tiedot.
- Hyväksy tarjous ja maksa varausmaksu. Varaus vahvistuu pysyvästi, kun asiakas hyväksyy tarjouksen ja maksaa varausmaksun.
Hinnoittelu ja läpinäkyvyys
Buukkerin hinnoittelu rakentuu palveluntarjoajien omien hintojen varaan. Jokainen palveluntarjoaja määrittää itse hinnat omille palveluilleen, alueilleen ja kokonaisuuksilleen.
Esiintyjillä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi settipituuksia, kuten 2 × 45 min tai 3 × 45 min. Valokuvaajilla hinnoittelu voi perustua esimerkiksi kuvauksen kestoon, kuten 30 minuuttiin, 1 tuntiin tai koko päivän kuvaukseen.
Buukkeri käyttää profiiliin tallennettuja hintoja ja lisää tarvittaessa matkakulut asiakkaan antaman osoitteen ja palveluntarjoajan lähtöpaikan perusteella. Studiokuvauksissa matkakuluja ei lisätä, jos kuvaus tapahtuu valokuvaajan omalla tai vuokrastudiolla.
Palveluntarjoaja voi määrittää hinnat erikseen myös yksityishenkilöille ja yrityksille tai yhteisöille. Tämä auttaa silloin, kun yritystapahtuma, kaupallinen käyttö tai laajempi toteutus vaatii erilaista hinnoittelua.
Syvempää taustaa hinnoitteluun löytyy artikkelista Miksi keikka maksaa mitä maksaa?.
Tarvitsetko apua sopivien vaihtoehtojen kartoittamiseen?
Aina tilaaja ei vielä tiedä, mikä palvelu sopisi tapahtumaan parhaiten tai millainen budjetti riittää sopivan esiintyjän, valokuvaajan tai muun palveluntarjoajan löytämiseen. Silloin Buukkerilta voi pyytää myös budjettikartoituksen.
Budjettikartoituksessa voit kertoa esimerkiksi tapahtuman päivän, sijainnin, keston, budjetin ja toiveen ohjelmasta tai palvelusta. Näiden tietojen pohjalta voidaan hahmottaa, millaiset vaihtoehdot voisivat sopia tapahtumaan.
Tämä sopii erityisesti yrityksille, ravintoloille, tapahtumajärjestäjille ja muille tilaajille, joilla on tietty päivämäärä, budjetti tai toistuva tarve, mutta jotka haluavat päästä nopeammin eteenpäin sopivien vaihtoehtojen kanssa.
- yritysjuhlat ja asiakastilaisuudet
- ravintolaillat ja toistuvat live-illat
- häät ja juhlakokonaisuudet
- pikkujoulut, avajaiset, messut ja muut tapahtumat
Lue lisää sivulta Yhteistyö ja budjettikartoitus.
Kenelle palvelu on tehty?
Buukkeri on suunniteltu sekä ammattimaisille tilaajille että yksityisille juhlajärjestäjille.
- Ravintolat ja baarit, jotka haluavat järjestää live-iltoja tai ohjelmaa ilman jatkuvaa säätöä. Käytännön vinkkejä löytyy oppaasta Ravintolan live-illat – opas buukkaukseen.
- Yritykset, jotka järjestävät pikkujouluja, henkilöstöjuhlia, asiakastilaisuuksia, kickoffeja tai kauden avajaisia.
- Yhdistykset ja seurat, joilla on vuosijuhlia, konsertteja, tapahtumia tai muita tilaisuuksia ympäri vuoden.
- Yksityiset juhlat, kuten häät, syntymäpäivät, valmistujaiset, rippijuhlat ja muut perhejuhlat.
Budjettia pohtiessa kannattaa vilkaista myös artikkeli Paljonko bilebändi, trubaduuri ja DJ maksavat?.
Mistä Buukkeri sai alkunsa?
Buukkeri syntyi käytännön tarpeesta, ei teoriasta. Alkuperäinen versio rakennettiin yhdelle bilebändille työkaluksi, joka:
- näytti vapaat keikkapäivät
- auttoi hahmottamaan hinnan ja matkakulut
- keräsi asiakkaalta tarvittavat tiedot lomakkeella
- vähensi sitä, että samat perustiedot piti käydä joka kerta alusta läpi
Kun ratkaisu toimi käytännössä, ajattelu laajeni muille esiintyjille ja palveluntarjoajille. Näin syntyi Buukkeri – alusta, jossa sama logiikka voi palvella bändejä, trubaduureja, duoja, DJ:tä, taikureita, valokuvaajia ja muita tapahtumapalveluita.
Palveluntarjoajille on oma ohjesivu käytännön kysymyksiin: Usein kysyttyä profiileille. Mukaan pääsee sivun Liity Buukkeriin kautta.
Buukkerin voi tuoda myös palveluntarjoajan omille sivuille
Buukkeri ei rajoitu vain Buukkerin omaan sivustoon. Palveluntarjoaja voi hyödyntää Buukkerin varauskalenteria ja tiedustelulomaketta myös omilla kotisivuillaan Buukkeri Embedin avulla.
Tämä tarkoittaa, että asiakas voi tarkistaa vapaita päiviä tai aloitusaikoja ja lähettää tiedustelun suoraan palveluntarjoajan omalta sivulta. Varausprosessi etenee silti hallitusti Buukkerin kautta.
Katso myös suosittuja palvelusivuja
Voit tutustua Buukkerin palveluihin myös näiden sivujen kautta:
Yhteenveto – vähemmän säätöä, enemmän onnistuneita varauksia
Buukkerin ajatus on yksinkertainen: tuoda palveluntarjoajat, hinnat, saatavuus ja varausprosessi yhteen selkeään kokonaisuuteen.
Tilaaja näkee vaihtoehtoja ja voi lähettää tiedustelun selkeän lomakkeen kautta. Palveluntarjoaja hallitsee omia hintojaan, saatavuuttaan ja profiiliaan. Kun saatavuus vahvistetaan, asiakas saa tarjouksen hyväksyttäväksi ja varaus etenee hallitusti.
Jos suunnittelet juhlia, yritystapahtumaa tai ravintolan live-iltaa, katso, millaisia esiintyjiä ja palveluntarjoajia Buukkerista löytyy.
Jos olet esiintyjä, valokuvaaja tai muu tapahtumapalveluiden tarjoaja ja haluat käyttää enemmän aikaa tekemiseen kuin viestiketjujen selvittelyyn, liity mukaan Buukkeriin.