Tilaisuuden järjestäminen voi olla stressaavaa – etenkin silloin, kun haluat löytää sopivan esiintyjän, DJ:n, trubaduurin tai muun tapahtumapalvelun hyvissä ajoin. Häät, syntymäpäivät, pikkujoulut tai yritysjuhlat lähestyvät, mutta ohjelma puuttuu vielä.
Perinteinen tapa buukata esiintyjä voi olla hidas ja hankala. Ensin lähetät viestin yhdelle esiintyjälle:
“Hei, oletko vapaa 15.6.?”
Saat vastauksen vasta myöhemmin:
“Valitettavasti en ole.”
Sitten etsit seuraavan vaihtoehdon, lähetät uuden viestin ja odotat taas. Tulee viiveitä, epävarmuutta ja stressiä. Lopulta kalenteri täyttyy, mutta esiintyjää ei ole vieläkään varmistettu.
Buukkeri.fi tekee tästä selkeämpää. Palvelussa voit etsiä esiintyjiä ja tapahtumapalveluita, tarkistaa profiilien saatavuutta ja lähettää tarjous- tai saatavuuskyselyn suoraan profiilista. Palveluntarjoaja vahvistaa ensin saatavuutensa, minkä jälkeen saat tarjouksen hyväksyttäväksi.
Jos pohdit samalla budjettia, kannattaa lukea myös Paljonko bilebändi, trubaduuri ja DJ maksavat?, jossa käydään läpi suuntaa-antavaa hintatasoa eri esiintyjätyypeille.
Näin Buukkeri.fi toimii
1. Selaa sopivia vaihtoehtoja
Voit lähteä liikkeelle esimerkiksi tapahtuman päivän, sijainnin, budjetin tai palvelutyypin mukaan. Buukkerista voi etsiä esimerkiksi bilebändejä, trubaduureja, DJ:tä, duoja, taikureita ja valokuvaajia.
2. Avaa profiili ja tarkista saatavuus
Profiilista näet perustiedot, kuvat, kuvauksen, mahdollisen hintatason sekä kalenterin. Osa profiileista käyttää päiväkohtaista kalenteria, jolloin valitaan vapaa päivä. Osa palveluntarjoajista voi käyttää aikakohtaista tuntikalenteria, jolloin valitaan ensin päivä ja sen jälkeen vapaa aloitusaika.
3. Lähetä tarjous- tai saatavuuskysely
Kun sopiva vaihtoehto löytyy, täytät lomakkeen. Lomakkeella kysytään tapahtuman perustiedot, kuten päivämäärä, tapahtumapaikka, tilaajatyyppi ja tarvittavat lisätiedot.
4. Palveluntarjoaja vahvistaa saatavuuden
Tiedustelu ei vielä sido asiakasta. Palveluntarjoaja tarkistaa ensin, onnistuuko toteutus kyseisenä päivänä tai aikana. Jos hän hyväksyy pyynnön, asiakkaalle lähtee tarjous hyväksyttäväksi.
5. Hyväksy tarjous ja maksa varausmaksu
Kun saat tarjouksen sähköpostiin, voit hyväksyä sen ja vahvistaa varauksen maksamalla varausmaksun. Varaus vahvistuu pysyvästi vasta, kun tarjous on hyväksytty ja varausmaksu on maksettu.
Varausmaksu lasketaan palvelun hinnasta, ei matkakuluista. Loppumaksu sovitaan ja maksetaan suoraan esiintyjän tai palveluntarjoajan kanssa.
Milloin esiintyjä kannattaa varata?
Häät
Suositus: 9–15 kuukautta ennen juhlapäivää. Kesäviikonloput täyttyvät usein nopeasti, ja suosituimmat bilebändit, trubaduurit, DJ:t ja valokuvaajat voivat olla varattuja hyvissä ajoin.
Jos suunnittelet häitä, tutustu esimerkiksi näihin sivuihin:
Syntymäpäivät ja yksityisjuhlat
Suositus: 3–6 kuukautta ennen. Pienempiin juhliin voi löytyä esiintyjä lyhyemmälläkin varoitusajalla, mutta aikainen tiedustelu antaa enemmän vaihtoehtoja.
Yksityisjuhliin suosittuja vaihtoehtoja ovat esimerkiksi trubaduurit, duot, DJ:t, taikurit ja pienemmät kokoonpanot.
Pikkujoulut ja yritysjuhlat
Suositus: 4–8 kuukautta ennen. Marras–joulukuu on monelle esiintyjälle kiireistä aikaa, ja pikkujouluihin sopivat vaihtoehdot varataan usein jo hyvissä ajoin.
Yritystapahtumiin ja pikkujouluihin kannattaa tutustua esimerkiksi bilebändeihin, DJ-vaihtoehtoihin, taikureihin ja valokuvaajiin.
Entä jos et tiedä, mikä vaihtoehto sopisi tapahtumaan?
Aina ei ole selvää, kannattaako juhliin valita bilebändi, DJ, trubaduuri, duo, taikuri vai jokin muu palvelu. Myös budjetti voi olla alussa epäselvä.
Tällaisessa tilanteessa voit pyytää Buukkerilta budjettikartoituksen. Kerro tapahtuman päivä, sijainti, kesto, budjetti ja toive ohjelmasta tai palvelusta, niin voidaan hahmottaa, millaiset vaihtoehdot voisivat sopia tapahtumaan.
Budjettikartoitus sopii erityisesti yrityksille, ravintoloille, tapahtumajärjestäjille ja muille tilaajille, joilla on tietty päivämäärä, budjetti tai toistuva tarve.
Lue lisää sivulta Yhteistyö ja budjettikartoitus.
Miksi aikaisin varaaminen kannattaa?
- Saat enemmän vaihtoehtoja. Suositut päivät ja viikonloput täyttyvät nopeasti.
- Budjetti on helpompi hahmottaa. Näet paremmin, millainen hintataso eri vaihtoehdoissa on.
- Kokonaisuus rauhoittuu. Kun ohjelma on hoidettu ajoissa, voit keskittyä muihin järjestelyihin.
- Palveluntarjoaja ehtii valmistautua paremmin. Aikataulut, toiveet ja käytännön asiat voidaan sopia rauhassa.
Reilu ratkaisu molemmille osapuolille
- Tilaajalle: selkeämpi prosessi, helpompi tiedustelu ja vähemmän turhaa viestittelyä.
- Palveluntarjoajalle: paremmat esitiedot, hallittu saatavuus ja vähemmän päällekkäistä säätöä.
Buukkerin tarkoitus on tuoda hinnat, saatavuus ja varausprosessi yhteen selkeään kokonaisuuteen. Asiakas ei joudu arvailemaan, mistä kysely aloitetaan, ja palveluntarjoaja saa tarvittavat tiedot samassa muodossa.
Maksaminen ja varausmaksu
Kun palveluntarjoaja vahvistaa saatavuuden ja asiakas hyväksyy tarjouksen, varaus vahvistetaan varausmaksulla. Varausmaksu maksetaan Buukkerille.
Varausmaksu lasketaan palvelun hinnasta, ei matkakuluista. Palveluntarjoajan loppumaksu sovitaan ja maksetaan suoraan esiintyjän tai muun palveluntarjoajan kanssa sovitulla tavalla.
Näin Buukkeri hoitaa varauksen alkuvaiheen hallitusti, mutta loppumaksu pysyy asiakkaan ja palveluntarjoajan välisenä asiana.
Miksi valita Buukkeri.fi esiintyjän tai tapahtumapalvelun varaamiseen?
- Voit selata esiintyjiä ja palveluntarjoajia yhdestä paikasta.
- Voit tarkistaa saatavuutta suoraan profiilista.
- Tarjous- tai saatavuuskysely lähtee selkeällä lomakkeella.
- Palveluntarjoaja vahvistaa saatavuuden ennen tarjouksen hyväksymistä.
- Varaus etenee hallitusti varausmaksun kautta.
- Palvelusta löytyy esiintyjiä, DJ:tä, taikureita, valokuvaajia ja muita tapahtumapalveluita.
Buukkeri.fi tekee esiintyjän ja tapahtumapalvelun varaamisesta selkeämpää ilman turhaa sähköposti- ja puhelinrumbaa.
Katso myös suosittuja palvelusivuja
Yhteenveto
Esiintyjä tai tapahtumapalvelu kannattaa varata mahdollisimman ajoissa etenkin silloin, kun kyseessä on häät, kesäviikonloppu, pikkujoulukausi tai yritystapahtuma.
Hyvä nyrkkisääntö on, että häihin kannattaa olla liikkeellä jopa 9–15 kuukautta etukäteen, yksityisjuhliin 3–6 kuukautta etukäteen ja pikkujouluihin tai yritysjuhliin 4–8 kuukautta etukäteen.
Jos tiedät päivämäärän, voit aloittaa selaamisen suoraan Buukkerista ja lähettää tiedustelun sopivalle profiilille. Jos et ole vielä varma sopivasta ohjelmasta tai budjetista, voit pyytää apua budjettikartoitukseen.